Как легко и быстро перейти на Microsoft Office 2007

И снова я с вами. Начинаю публиковать цикл статей, написанных для “Компьютерной газеты”. Дело в том, что в последнее время появилась такая проблема. Ко мне приходят люди обучаться офисным программам и ситуация у них такая: на будущей работе у них установлен Microsoft Office 2003, а на домашний, только что купленный компьютере, продавцы “позаботились” и установили последнюю версию офиса.
То есть дома они не могут работать, потому что на работе у них стоит не та версия пакета. Казалось бы никаких проблем: посидеть пару часов в новом офисе и все станет понятно. Но это для более-менее опытных пользователей. Те же, которые только что мужественно прошли полный шестидесятичасовой курс и научились работать на компьютере,  не могут пока мгновенно самостоятельно перейти на Office 2007. Поэтому я подготовила цикл статей на тему быстрого перехода на новый офис.
Итак начнем. Сегодня поговорим о логике программ Microsoft Office 2007.
Пользователи, которые работали с предыдущими версиями Microsoft Office, скорее всего, испытали «культурный шок», впервые увидев интерфейс пакета Microsoft Office 2007. Естественно, все привыкли, что новые версии программ практически ничем не отличаются от более ранних. Чаще всего в них добавляются новые функции, немного меняется внешний вид, исправляются программные ошибки (так называемые «глюки»). Однако на этот  раз все вышло иначе. В новой версии пакета не просто добавились новые возможности. Разработчики в корне изменили логику программ, структуру и, конечно же, интерфейс. Теперь работать в Office стало максимально просто. Повезло тем, кто впервые знакомится с Microsoft Office: работать в новой версии — проще не бывает.
Самое главное, что бросается в глаза при открытии любой программы пакета Office 2007, — отсутствие привычного меню в верхней части окна. Традиционное меню заменила лента, и теперь нет необходимости мучительно искать нужную команду в меню и подменю программы, исследовать параметры в диалоговых окнах. Все нужные инструменты собраны на ленте и распределены по тематическим вкладкам. Например, для вставки в документ Word рисунков, диаграмм, номеров страниц, колонтитулов и т.д. предназначена вкладка «Вставка». Для работы с формулами в Excel есть вкладка «Формулы», где собраны все инструменты для управления вычислениями, и т.д.
Лента — это современный элемент интерфейса, благодаря которому работа с программами становится интуитивной и простой. В последнее время наблюдается тенденция к замене меню программ лентой. Яркий пример этому программа для автоматизированного проектирования AutoCAD 2009.
На ленте команды объединены в группы, которые имею свои названия. Например, на вкладке «Главная» находятся следующие группы инструментов:

• «Буфер обмена»
• «Шрифт»
• «Абзац»
• «Стили»
• «Редактирование»

Естественно, все инструменты просто не могли поместиться на ленту. Поэтому в Microsoft Office 2007 появились динамические вкладки. Например, вы вставили в текст рисунок. На ленте сразу же появится дополнительная вкладка, на которой находятся средства для работы с рисунками. Если вы вставите диаграмму, то аналогично появятся дополнительные вкладки для оформления и настройки диаграмм. Динамические вкладки будут появляться каждый раз, когда объект будет выделен.
Еще одним довольно важным нововведением являются экспресс-стили. Экспресс-стили — это готовые шаблоны оформления объектов (например, текста, таблиц, диаграмм, схем и т.д.). Воспользовавшись этими профессиональными шаблонами, вы может оформить свой документ довольно качественно.
Кроме того, если в предыдущих версиях программ Microsoft Office , чтобы подобрать какое-то оформление для текста, нужно было постоянно применять его и просматривать результат. В новой версии Microsoft Office вы просто наводите на нужный вариант оформления и сразу же видите результат, еще окончательно не применяя его.
Конечно, для новичка научиться работать в Microsoft Office новой версии гораздо проще, чем осваивать пункты меню Office 2002 или 2003. Но как быть пользователям старых версий пакета? Как найти привычные команды в новом окне? Быстро перейти на Microsoft Office 2007 вам поможет серия моих статей.
Если раньше файлы сохранялись с расширением .doc, .ppt, xls и т.д., то сейчас файлы сохраняются абсолютно в другом формате (например, ,docx). Причем файлы, сохраненные в новых версиях программ, не откроются в предыдущих. Это, конечно, доставляет определенное неудобство. Поэтому, если вы все еще работаете с файлами, созданными в Microsoft Office 2003, вам удобнее и сохранять их в формате, который им соответствует. Если вы хотите сохранить документ Word в формате предыдущих версий, нажмите кнопку «Office», из раскрывающегося меню нажмите на стрелку рядом с кнопкой «Сохранить как» и из появившегося подменю выберите вариант «Документ Word 97-2003».
Если же вы откроете документ, например созданный в программе Word 2003, в новой версии программы, то вам не будут доступные многие функции новой версии, то есть вы автоматически попадете в режим ограниченной функциональности работы в программе. Чтобы получить доступ ко всем возможностям, нажмите кнопку «Office» и нажмите кнопку «Преобразовать». В появившемся диалоговом окне подтвердите свои действия нажатием кнопки «ОК».